在金数据,硬核实习生的一天是这样度过的…

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提起“实习生”这三个字,有朋友告诉小金,他瞬间头皮一紧。

前些日子因为实习生的一个不小心,误删了客户资料,导致后期在查找数据时历经了各种曲折艰辛。

无独有偶,金数据团队入职3个月不到的大四实习生Bella,因为优秀的表现,被破例邀请参加了金数据团队三亚年会之行。为什么同样是实习生,有人恨之深,有人爱之切?

 

在金数据,硬核实习生的一天是这样度过的…

据小金了解,大多数实习生的日常都在做琐碎的耗时的基础工作,这些低效而重复的琐事侵占了大量原本可以用来提升自我的时间。小金偷偷记录下了金数据实习生Bella工作的一天。在同样的基础岗位上,使用聪明的工作之法,一天到底可以做多少事情呢?

AM9:30

全覆盖快捷的信息整理

 

通知传达,几乎是所有实习生不可跳过的项目单元。包括信息的分类整理,表格的打印会议的通知等等。一方面可以快速帮助实习生了解公司业务流程,另一方面也可以快速和各部门建立沟通

 

在金数据,硬核实习生的一天是这样度过的…

今天Bella的第一个任务是把金数据6周年各个渠道的报名名单,按照22个分会场和是否有意向进行现场分享为条件,分别整理出来。来看看她做了哪些操作吧!

 

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Excel表格上传整合

 

往往大型活动的发布渠道有很多种,虽然金数据支持在同一个表单中免费使用「拓展属性」对数据来源进行标记,从而知晓用户的报名渠道。但是如活动行之类的发布平台,有自带的表单系统。Bella需要把外部收集的报名信息转到金数据平台进行统一管理。

 

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用「拓展属性」标记来源

这样的操作无论是后期短信通知,还是对客户资源的存留,都是一件非常必要的事情。当数据量比较小,Bella直接去金数据的数据页面进行手工录入。当牵扯的数据量非常大时,Bella就选择了Excel上传这个功能,省去大量重复又易错的录入时间。

 

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在表单追加Excel中的数据

大家可以参考Bella,就像上图那样,在已经收集了信息的表单数据页面里,选择Excel追加数据。就可以把其他平台上的数据全部整合到一张表单里啦!

 

 

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信息的多样化筛选

Bella接下来的工作就是要在报名者中筛选出可以分享的嘉宾。在表单的数据页面除了可以按照时间日期进行筛选以外,还可以按照填写内容进行筛选。

 

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多选模式下的数据筛选

 

 

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批量对目标数据进行编辑

从各个渠道的报名数据中找到各个分会场愿意主动分享的报名者之后,需要对他们进行统一的标注或者是编辑,与其他的报名者区分开来。Bella想要在表单上把这些分享者的报名信息区分出来,好方便各会场活动负责人的联系。

 

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后台标记所有的分享人

 

通过截图你可以看到,22个分会场一共有181位报名的小金人愿意参与现场的分享活动。勾选之后Bella给他们统一进行了颜色标注,顺利圆满的完成了第一个信息分类筛选的任务。除了在其他平台下载Excel用了比较长的时间之外,跨越多个发布平台,涉及22个城市,2000多条的信息整合和筛选,1个小时轻松搞定。

 

AM10:30

不放过每个细节的传递

 

Bella的第二个任务,是关于全国各分会场的活动的查询页面编辑,并且通过表单迅速的把报名活动的人邀请到对应的场地活动群中,沉淀组成微信群,方便活动进行时的及时通知

 

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更快捷的社群沉淀

 

你还记得这个6周年活动出现在官网侧边栏的场地查询表单吗?通过下拉框选择指定场地后,在「规则」页面设置字段跳转,立即出现对应城市的群二维码。无需管理员人工添加,这给Bella省去了非常多的时间去把表单进一步细化

 

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6周年城市会场场地查询

点击体验

 

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更具体的信息延伸

省去了逐一添加用户的时间之后,Bella在表单制作方面,做了哪些具体的细化呢?如果你真的仔细看了场地查询的表单,会发现每一个场地的地址和联系人电话,是被加了链接,可以直接从表单里进入地图或者拨打出去的。

 

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表单内的指引链接

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引导文字不仅停留在字面上,无需复制粘贴,只需要一个点击就能快速地帮助填表人进行下一步动作。这一切的功能都是金数据表单在细节处的实力支撑!在「编辑」页面选择「描述字段」直接添加链接就可以实现。这个对所有套餐都免费的细节化处理,小金猜想很多非实习生在设计表单的时候都想不到的吧?

 

PM14:00

绝对安全的协同管理

Bella今天的第三个实习任务需要对接22个城市分会场的活动负责人,协助他们完成各个场地活动报名人数确认和物料数量的统计。在不终止报名,保证数据同步更新的前提下,一共2400多条的报名信息是如何安全地对接到场地负责人手中的?

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子账户协同管理

6周年活动报名表里收集了22个城市的报名信息。做内容的同学需要参考大家给金金数据的祝福留言;做活动的同学需要时刻看到报名人数的变化;做产品的同学需要看到大家在以往使用过程中的体验反馈……

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总之,这个表单需要协同给公司不同部门,以及22个场地负责人一起管理。报名的表单创建在了6周年专用的金数据企业套餐内,Bella给相关的每个人开启了子账户统一管理,这样在6周年企业内的所有子账户,都有了编辑或查看报名信息的权力

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金数据6周年部分子账户示意图

表单拥有者可以根据工作所需,对企业内每一个子账户进行身份备注权限设置。你可以按照系统直接设置子账户为表单管理员或数据维护员,也可以自定义子账户的身份名称(如:郭博—长春会场负责人)

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那些之前担心实习生误删数据给公司造成损失的朋友们就要注意了,如果你需要分享表单又不希望表单被更改,在这里你只需要设置子账户以数据查看员的身份协同表单就可以了。

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安全的行级数据权限

出于对数据安全的考虑,Bella还需要细化每一个子账户指定的字段操作权限。让对应的人只能看到指定范围内的数据信息。比如当Bella协作给广州场地负责人时,希望他看到的数据只是广州场100条的报名信息,而非全部2400多条报名信息全部。

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这个功能叫自定义行级数据权限,拿基本的员工绩效表单举例,业务部门的权限只需要看考核的内容部分;让HR的权限看绩效的评分部分;让财务部门的权限看到评分和与奖金挂钩的绩效部分。在表单上进行权限区分,方便深一层的协作需求。

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字段权限设置页面

Bella只花了十几分钟的时间就完成数据交接的工作,给每个城市会场负责人设置了对于城市的数据权限。每一个新增数据都可以同步到子账户,场地负责人可以查看数据,并导出数据做通知,但是无法对数据进行修改。

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城市负责人拿到各自会场的报名信息后,经过沟通确认,很快对未来几天的报名人数和物料数量做出了预计。Bella 联系了快递小哥进行同步的物料清点和寄送,3个小时完成了22个城市的全部对接流程。

 

PM17:00

及时周到的短信通知

下午5点一天的工作接近尾声,这个时间很适合对已经报名参加了6周年活动的小伙伴进行一场短信通知。Bella今天的第四个任务,就是编辑短信通每一位报名了6周年活动的小金人具体活动时间和地址。

 

因为22个线下会场的场地确定时间不统一,所以Bella在金数据后台做了两套不同情况下的短信通知模板。

 

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新增数据短信提醒

对于已经确认完毕准确场地的会场,在「设置」页面的推送提醒中,提前编辑好对应的短信模板,通过审核后就可以按照内容自动的在填表人提交的一瞬间,发送短信到手机上,第一时间对活动信息进行传达。

 

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短信提醒设置页面

你可以自由设置定时发送或者按条件发送。表单里的填写项都可以引入短信成为短信内容的一部分,自定义短信签名凸显活动的官方性质。Bella花了半个多小时编辑完了所有的短信模板,经过测试无误后,开启了短信即时通知。

 

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新增数据短信模板

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数据页短信发送

当然也不是所有的活动都会按计划进行。以南宁会场为例,在活动地址通知之后的几天,大家反映场地离市区有些偏远,经过商议我们更改了活动地址。需要再一次对南宁会场的用户进行变更通知。这时候除了修改新增数据的表单模板以外,那些发送过信息的南宁会场报名者,Bella是如何通知的呢?

 

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南宁会场地址变更通知

 

Bella从数据页面筛选出需要补发短信的南宁会场全部报名者,后台勾选之后,在数据页面直接进行批量的短信发送这里发送短信依然需要约1个小时的后台审核,所以这里小金再次提醒你,要提前编辑好短信模板哦!

 

在金数据,硬核实习生的一天是这样度过的…

 

当然这一天Bella还做了非常多细小的杂事。她用「自定义打印」帮同事做好了认证咨询师的备案,协助视频制作的同事完成了用金数据表单完成了认证咨询师6周年视频的收集,在用户群里回答了各种问题,打电话给条件符合的报名者,邀请他们进行现场分享……

 

说了这么多

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是不是还没爆照

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金数据首席实习生-Bella

 

这是实习生Bella在金数据一天的工作量。如果同样的任务给你,你会用多久的时间处理完呢?

 

这是一篇表单技巧指南,同时也是分享给即将步入工作的无数职场新人的金数据思维分享——聪明的工作方式简化日常遇到的各种工作难题,没有焦头烂额的琐事堆积,把精力用在更多值得投入的事情上去。

 

希望金数据的陪伴,能够让更多基础岗位的工作者告别重复低效,享受工作,得到更多人的认可!

2019-01-28T09:47:17+00:00一月 15th, 2019|小金团队, 常用场景, 拓展技能|