客户案例 | APEC如何用金数据做赛事报名

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组织一场超大型赛事,往往横跨周期长,极其消耗人力和资源,像全国性的学生比赛、大型线下选拔赛、城市马拉松等等,会涉及数万人报名、通知、参赛、筛选等诸多方面的事务处理。

如何降低赛事组织的难度?提高组织工作效率?管理好参赛人的数据?如何依靠赛事数据分析,把赛事组织做的高效又漂亮?

小金近日采访了APEC未来之声赛事运营负责人 Venus,看她是如何带着2个实习生,使用金数据来完成超万人大型赛事的组织。

如何组织好超万人的大型赛事?

APEC未来之声是亚太经合组织(APEC)框架下核心的官方青年发展项目,每年从APEC 21个成员经济体中选拔优秀的青年代表,参加APEC峰会。

今年,中国区选拔赛已经正式开启,在全国范围内选拔优秀的青年代表,参加11月12日-11月18日在巴布亚新几内亚举办的APEC峰会,制定《APEC青年宣言》、《APEC青年报告》,采访世界500强CEO,并与APEC未来之声青年大使姚晨,一起录制亚太青年公益广告。

如何组织好超万人的大型赛事?

APEC未来之声大赛官网

赛事流程

APEC未来之声青年选拔赛每年都会有数万的学生参赛报名,大赛流程线上选拔从大赛报名、简历收集、线上初选,到在线培训、线上测评考试、视频收集,筛选出复赛选手,去参加线下全国各分区比赛,晋级至全国总决赛,最终决出优胜者。

赛事大会报名

没有像往年一样,自行开发报名系统,今年,我们使用金数据表单制作了全国选拔赛的报名表,收集像姓名、邮箱、电话、毕业院校、毕业时间等信息。并且,表单设计上完全采用本次大赛的VI主题,像页面背景、表单页眉都做了设计。

如何组织好超万人的大型赛事?

大赛官方报名表

在初赛阶段,还有像参赛人的简历、视频资料的收集,我们也统一的使用金数据表单来完成,用一个系统完成参赛人所有的数据收集和管理。

小金备注:现在开始,请丢掉「报名Word文档|图片|视频+邮件发送」的收集方式,用表单是高效和体验俱佳的选择。

 

大赛报名数据分析

大赛报名是前期最重要的环节,我们会进行一系列的宣传推广活动,对报名数据的实时分析,是活动推广最有力的数据支撑

每天,我们都会从报名数据进行分析,来优化赛事推广策略和方向。

  • 报名表数据分析,如「院校、毕业时间、何处得知活动」,分析出对活动感兴趣的人群分布

  • 报名填写率分析,根据表单浏览量和实际提交数据量上,来优化大赛报名表的结构

  • 报名填表行为分析,如「提交时间」,分析报名人活跃时间,来调整活动推广时间

 

如何组织好超万人的大型赛事?

数据分析样例

 

本次大赛报名渠道,除了官网、官微以外,也和很多合作伙伴进行合作推广。为了识别各渠道的报名效果,我们使用扩展属性来标记来源,比如网站用website,合作伙伴用partner_A、partner_B、partner_C等,根据各渠道的报名状况和人数,来做市场推广的优化。

如何组织好超万人的大型赛事?

拓展属性示例

 

小金备注:数据收集只是第一步,而对数据的分析尤为重要,有助于你优化调整策略,你对收集到的数据有做过分析吗?

 

参赛者筛选

我们团队会集中一个时间,对报名的信息进行初步的筛选,将单选字段「审核状态」设置为隐藏字段,用于报名状态的更新同时,也开放了报名数据的对外查询接口,让参赛者可以通过查询自己的手机号码,查到当前的报名状态,减少人工的咨询

如何组织好超万人的大型赛事?

对外查询系统样例

 

小金备注:不要通过共享账户密码的方式来进行协同工作,可以设置表单共享,或者在企业版中添加同事为协同管理账户,灵活使用「隐藏字段」和「对外查询」两个功能,你可以搭建出一个IT业务系统。

 

参赛人通知提醒

我们使用了金数据的邮件通知和群发功能,这是我们用的最爽的一个功能,大大的节省了工作时间,在往年,我们甚至安排了2个同事专门的手动群发邮件,需要花两三天的时间

两个使用场景:

  • 报名者在提交完表单之后,就会收到一封报名成功的邮件,里面会告知参赛者报名信息提交成功和后期活动的进展。

  • 一些活动的进展,像线上培训、在线考试入口,我们也会在金数据数据页面,通过群发邮件的方式通知到报名参赛者。

如何组织好超万人的大型赛事?

邮件通知群发样例

邮件和短信的内容可以完全的自定义,并且可以插入填写者的动态变量,让每封邮件或短信像是一对发出去的哦!

参赛人在线测评

除了对报名者的信息和简历进行筛选以外,我们为初选选手还设计了一场在线考试,比如考察APEC相关知识等,进行二次筛选

我们题库准备了数百道试题,会随机的抽选出来组成一份试卷,在给定时间内让选手作答,自动算出得分,作为考量机制。

如何组织好超万人的大型赛事?

在线考试样例

小金备注:除了考试应用以外,应用中心还有像签到、抽奖、打印等应用,来解决具体的应用场景问题。

客户有话说

人工叠加做的事情,一定可以用工具去解决。

很多时候,没有IT背景,要去做某件事情,会被做IT的人说成是个很复杂的事情。其实不需要会coding,就像使用金数据,不会太麻烦,可以一点点地探索把想法都实现了。

金数据是一个普世的IT工具,来解决不必要的人力成本。我没有技术背景,但愿意去探索和学习新鲜的工具,解决工作中的难题。

— Venus, APEC未来之声赛事运营负责人

2019-01-22T21:52:42+00:00八月 15th, 2018|客户案例, 新闻报道|