行业案例 | 全能HR超强效率指南

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一转眼暑假就过去了,各大公司人事部门开始紧锣密鼓的筹备开学季的校招事宜。从简历收集到面试通知,再到多轮的面试反馈汇总及offer的发放,包括新人入职后一系列的手续办理和整个公司的日常事务管理,中秋前后是一年中HR工作量最繁重的时候。

如何高质量完成诸多事宜,金数据的人事主管袁方在上周进行的「Smart Work」工作坊中介绍了如何在HR岗位使用金数据提升工作效率的技巧,前方高能,赶紧来听听她是如何做的吧!

从校招的简历开始

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通常情况下校招分为两个阶段,一个阶段是简历的收集,另一个是宣讲会及面试通知。

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招聘管理流程图

无纸化简历收集

简历收集需要前期配合各大高校在其校园平台上宣传通知,在招聘会当天摆点进行纸质简历的收取。这种场景下的简历收集不仅工作量大,后期筛选困难,而且通知渠道难以追踪,并不能给后期的校招宣传提供依据。而作为人事部门,也需要再摆点的这一天分秒必争,尽可能多的收到简历以供后期备选。但如果把所有筹码都放在摆点当天,展位一旦拥堵势必会造成工作效率的下降,流失备选人才的情况。

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校招现场爆满的简历投递状况

简历的筛选和备注

当你使用金数据进行校招时,可以把表单二维码或者是链接先行一步发在学校各大平台,或宣传海报,组织社区中。一来告别传统邮箱的繁琐的路径带来的流失,学生不用抄写邮箱地址打开手机就可上传个人信息,二来更方便传播和推广,早一步抢占人才信息领先一步拿到简历资源。以下图AdMaster2018年校招为例,一个简单的表单二维码就可以直接连通应聘者和HR,后台的清晰的汇总界面和标注功能,更是避免了多次从邮箱下载,汇总,分类的麻烦。

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点此查看金数据2018校招表单

 

及时通知面试结果

在简历收集工作结束之后,校招的第二步往往是对筛选过的简历进行面试通知。而对于那些没有通过简历初筛的同学,大多数公司通常无法给到及时的回馈。而反馈的延迟性也给很多已入围的优秀人才在没等到通知时就已经误以为自己被淘汰,从而造成人才的流失。

使用金数据的表单人事在后台筛选简历的同时,可以给每个候选人设置不同的面试结果回馈。根据不同的结果状态,金数据的联系人功能可以自动在编辑相应的短信和邮件发送给简历投递者。所有人可以在查询链接中输入自己的相关信息,自主查阅自己的面试结果。

自主查询页面

自主查询页面

面试流程中,决定是否可以录用往往要经过人事-职能部门-决策部门的多方意见汇总。金数据的协同功能可以设定不同权限在给指定的部门负责人共享面试者简历,作品及评价内容。「计算字段」更是可以设置不同权重进行打分计算,确定最满意的岗位候选人。

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企业储备人才备选库

办理入职时

02当新人经历过了面试进入入职环节后,HR通常需要至少半个工作日的时间让新人填写非常复杂的信息表格,为后期员工福利,医社保,工牌名片信息做准备。效率低下不说,人事还需要将这些表格后期重新复制二次汇总,非常浪费时间。

 

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传统形式下人事可能涉及到的部分表格

基本信息录入

如果使用金数据,可以把表单链接在offer中一并发出去。新员工入职前自行上传好电子版资料。入职当天只需要打印确认就可以,一步到岗,省时方便。在汇总方面也拥有巨大的优势,并可留作备案和其他表单进行数据关联调取和搜索十分方便,避免同样信息的多次填写。

 

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入职前需要选择用金数据表单上传文件

 员工培训

在新员工入职培训考核绩效方面,金数据同样有巨大的优势。我们可以把表单做成多个培训网址链接的聚合页,可以在表单中插入视频,音频等。应用中心的「在线考试」可以快速的帮新人检测培训效果,作为转正的参考条件。

 

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可以计时的考试测评表单

 绩效考评

对于老员工的绩效考评同样也可以用金数据表单来做,把表单发送给指定的评选人,根据考核内容评分后,数据页面会立马呈现出数据的分析内容。并且支持筛选和排序。现在金数据已经上架企业微信第三方应用平台,在使用起来可以更方便取得回馈。

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用于公司内部的绩效考评表单

日常管理

03当员工要申请出差时,因为出差的航班和酒店需要从外部网站进行预定,每个人的需求又千差万别。且不说,出差人数较多时带来的管理成本,单单每次翻来覆去的确认都要花费极大功夫。当核实完毕信息后还经常遇见所选航班已售罄或者酒店满房的情况,这时又需要重新开始这个痛苦的过程。

 

出差系统

「变更数据自动提醒」,可以让数据的变更也自动触发提醒。如果需要更改方案,便会立即触发提醒,自动向申请人发送航班号和酒店名等需要确认的信息。

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变更信息后自动发送短息模板

如果确认无误,便可以进行航班和酒店的预订。预定后只需要将数据中「是否预定」字段修改为「是」,包含了出行计划,航班酒店信息,注意事项的短信便会自动发到申请人的手机上。

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申请人收集短息界面

 

团建活动

在员工关怀方面,人事部门可以使用金数据表单在团建过程中收集,大型的公司纪念日,节日之外,利用金数据表格对每月过生日的员工进行记录,并设置提醒功能,提前交由行政部门准备当月员工生日的筹备。

不管是团队建设的报名体检活动中选择不同套餐不同医院员工的统计,还是各个部门假期值班人员的统计。金数据都以绝对的优势在HR的日常工作中最大限度的解决掉重复的日常统计,真正地做到效率如飞。

积分体系

我们的认证咨询师陆超使用金数据在自己的公司搭建了一套用于激励员工的积分政策,替代日常的日报,周报等形式。员工达到一定的积分还可以兑换相应的奖励,大大的调动了大家参与工作的积极性。让员工及时看到反馈,工作更有目标。

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每完成一项可以得到相应积分

用于延伸场景

在「Smart Work」工作坊的交流过程中,我们了解到很多小公司的HR同时也担任着行政、财务等角色。对于小公司身兼数职的HR,我们可以做的又有哪些呢?

 

办公用品使用记录

拿办公用品的申领来说,常常疲于统计和追踪,这些物料到底谁用了,用了多少,常规操作是事后统计人员拿着长长的表格录入核算,给月底盘库造成很大的困难。如果使用了金数据的计算赋值功能,就可以轻松算出库存,清楚每一件办公用品的使用情况。

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办公物品领取登记表

拿临近的中秋来说,如果你的公司要为员工家人准备月饼邮寄,从寄送地址的采集到每个人快递单号的录入都是一件工作量巨大的事情。而对于这样的信息收集与整理,金数据表单表单无疑是必备选择。

 

快递信息收集录入

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中秋临近你也需要这样的一份表单

而在快递录入方面,可以直接打开手机扫描快递单上的二维码进行录入,方便快捷更不会出错,无论是导出EXCEL表格还是设置对外查询,都可以提供很好的依据。有了扫码录入,即便是一口气录入全公司几百人的快递单号,一个人也可以轻松搞定。

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利用收集扫码录入快递信息

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活动背调

当活动结束,员工们到底反馈如何,如何用这次的经验指导下一次活动的运行,能不能集思广益得到更新更符合大家要求的节日内容?如果能有一个适时的调查反馈就再好不过了。或许在每次节日的前后,都可以向大家发放这样的调查问卷,帮助你策划更多让大家满意的节日项目。

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端午节活动后的反馈表单

 

2018-11-23T11:20:14+00:00八月 28th, 2018|客户案例|