技巧分享 | 轻松搞定90后员工的任务管理系统

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咨询师分享

大家好,我是金数据认证咨询师马祥,是一家上市公司的中层管理人员,尽管直接汇报的对象并不多,但大多数是比较年轻的90后,而且由于我和他们大多数时间是在异地办公,每周只有一到两天的现场交流的机会,所以我也一直在思考,如何管理好这帮90后的小伙伴。

说说我自己对90后的印象,有个性,比较自我,有冲劲,肯学,但由于初入职场,工作的目的、协作、沟通交流方式上可能会需要额外的指导,同时,90后的同学特别注重即时反馈

技巧分享 | 不能搞定90后员工?试试这套金数据搭建的任务管理系统

我特别认同这样一个观点,对于刚入职场的90后,如果跟他们布置任务要求不明确的话,他们很难执行下去,主要是因为,他们自我意识很强,但是他们一旦知道这么做的背后的逻辑是什么,那么他们会有超高执行力。默契是需要管理者耐心培养出来的,而不是要求出来的。

 

所以,我设计了这样的一个表单,表单其实非常简单,用到了日期、单选、数字、长短文本和评分这几个字段。我要求他们将这个表单放在电脑桌面上,完成一件事情后及时记录。

 

当然,对于可以很快(通常是15分钟以内)处理掉的事情不用记录,只需要记录大块时间比如30分钟以上的事情,这其实也是最流行的蕃茄工作法的要义。

 

 

这里用到了几个小技巧

 

    • 日期字段设置默认值—默认为当天,这样可以有助于养成及时记录的习惯,当然默认值也是可以修改的;

    • 任务描述的短文本及时间可以设置范围,并且可以利用字段描述功能对填写要求进行提示,提示的内容是可以动态更新的,而表单链接保持不变;

    • 评分字段从管理的角度来说,是非常重要的即时反馈的一点,可以设置一些描述和标准,对于员工反馈的体验比较不好的任务,需要及时去了解,看是否需要什么支持;

    • 可以在表单中设置隐藏字段,将与员工沟通、指导的过程记录下来,在一个更长时间的维度比如按季度,或者半年度进行一个阶段的回馈;

       

 

采用金数据记录日常工作的一个最大的好处在于可以非常灵活地设置项目名称,不需要有特别的IT技术与技巧,这样可以在后台直接展示一个简单的报表,看看从整体上整个团队在哪块花的时间比较多,自己需要调度或者争取哪些资源在某些特定的项目上。

特别需要提示的是,选项值一旦设定后,不要轻易删除和修改,金数据中对于单选选项的逻辑是,一旦某个选项被修改掉,所有后台的数据会被修改为新的选项值,类似的,如果一个选项被删除掉,后台的数据会显示为空,比如下图中的第一条数据,项目名称由于选项值被删除,已经被清空。

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表单提交数据页面显示 

金数据在你确定清空某个选项值的时候会有提示,点击确定删除的时候一定要谨慎,否则你可能要找攻城狮小哥帮你恢复数据了:

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删除数据页面提醒 

       

那么对于有的已经结束的项目怎么处理呢,放在长长的项目清单里,选择起来也会比较麻烦,删除又会连数据一起删掉,别着急,小金有完美的解决方案,这也是大家比较容易忽略的一个技能,那就是选项值隐藏功能

在每个选项的左侧,有一个类似于眼睛一样的图标,当你点击这个图标的时候,对应的选项会变成灰色,且无法修改,大家也应该可以明显看出这个截图中选项A与选项BC的显示是不同的,按照这种方式去设置,项目A这个选项值就不会显示在表单中。

 

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单选选择字段编辑  

           

这个功能和字段隐藏有所不同,字段隐藏隐藏的是整个字段,而不是像上面一样的特定的字段中的选项值。

 

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      字段隐藏功能介绍

    

单纯填写表单是不够滴,还需要有查询的功能做一个配合,这样可以按照表单填写的时间、进行的项目分类或者下属的姓名为标准,进行查询

 

对我而言,每天下班后,在手机上可以随时查看一下下属当天填写的内容,对于评分很低的项目,可以给一些即时的反馈,同时也把握一下项目进展的全局,或者从人员的维度,去看一下某位员工目前手头在忙些什么,大家可以通过这个查询的链接去体验一下,当然,里面的数据并不多。

 

任务填写表单:点此进入 

进展查询表单:点此进入

 

今天的分享就到这里,我是来自苏州的金数据认证咨询师,欢迎大家一起来探索金数据应用在生活、学习、工作中的每一个微场景。

 

2018-11-27T14:00:28+00:00十一月 27th, 2018|拓展技能|