组织一场超大型赛事，往往横跨周期长，极其消耗人力和资源，像全国性的学生比赛、大型线下选拔赛、城市马拉松等等，会涉及数万人报名、通知、参赛、筛选等诸多方面的事务处理。

如何降低赛事组织的难度？提高组织工作效率？管理好参赛人的数据？如何依靠赛事数据分析，把赛事组织做的高效又漂亮？

小金近日采访了APEC未来之声赛事运营负责人 Venus，看她是如何带着2个实习生，使用金数据来完成超万人大型赛事的组织。

APEC未来之声是亚太经合组织（APEC）框架下核心的官方青年发展项目，每年从APEC 21个成员经济体中选拔优秀的青年代表，参加APEC峰会。

今年，中国区选拔赛已经正式开启，在全国范围内选拔优秀的青年代表，参加11月12日-11月18日在巴布亚新几内亚举办的APEC峰会，制定《APEC青年宣言》、《APEC青年报告》，采访世界500强CEO，并与APEC未来之声青年大使姚晨，一起录制亚太青年公益广告。

APEC未来之声大赛官网

赛事流程

APEC未来之声青年选拔赛每年都会有数万的学生参赛报名，大赛流程线上选拔从大赛报名、简历收集、线上初选，到在线培训、线上测评考试、视频收集，筛选出复赛选手，去参加线下全国各分区比赛，晋级至全国总决赛，最终决出优胜者。

赛事大会报名

没有像往年一样，自行开发报名系统，今年，我们使用金数据表单制作了全国选拔赛的报名表，收集像姓名、邮箱、电话、毕业院校、毕业时间等信息。并且，表单设计上完全采用本次大赛的VI主题，像页面背景、表单页眉都做了设计。

大赛官方报名表

在初赛阶段，还有像参赛人的简历、视频资料的收集，我们也统一的使用金数据表单来完成，用一个系统完成参赛人所有的数据收集和管理。

小金备注：现在开始，请丢掉「报名Word文档|图片|视频+邮件发送」的收集方式，用表单是高效和体验俱佳的选择。

大赛报名数据分析

大赛报名是前期最重要的环节，我们会进行一系列的宣传推广活动，对报名数据的实时分析，是活动推广最有力的数据支撑。

每天，我们都会从报名数据进行分析，来优化赛事推广策略和方向。

• 报名表数据分析，如「院校、毕业时间、何处得知活动」，分析出对活动感兴趣的人群分布。

• 报名填写率分析，根据表单浏览量和实际提交数据量上，来优化大赛报名表的结构。

• 报名填表行为分析，如「提交时间」，分析报名人活跃时间，来调整活动推广时间。

数据分析样例

本次大赛报名渠道，除了官网、官微以外，也和很多合作伙伴进行合作推广。为了识别各渠道的报名效果，我们使用扩展属性来标记来源，比如网站用website，合作伙伴用partner_A、partner_B、partner_C等，根据各渠道的报名状况和人数，来做市场推广的优化。

小金备注：数据收集只是第一步，而对数据的分析尤为重要，有助于你优化调整策略，你对收集到的数据有做过分析吗？

参赛者筛选

我们团队会集中一个时间，对报名的信息进行初步的筛选，将单选字段「审核状态」设置为隐藏字段，用于报名状态的更新。同时，也开放了报名数据的对外查询接口，让参赛者可以通过查询自己的手机号码，查到当前的报名状态，减少人工的咨询。

参赛人通知提醒

我们使用了金数据的邮件通知和群发功能，这是我们用的最爽的一个功能，大大的节省了工作时间，在往年，我们甚至安排了2个同事专门的手动群发邮件，需要花两三天的时间。

两个使用场景：

• 报名者在提交完表单之后，就会收到一封报名成功的邮件，里面会告知参赛者报名信息提交成功和后期活动的进展。

• 一些活动的进展，像线上培训、在线考试入口，我们也会在金数据数据页面，通过群发邮件的方式通知到报名参赛者。

邮件通知群发样例

邮件和短信的内容可以完全的自定义，并且可以插入填写者的动态变量，让每封邮件或短信像是一对发出去的哦!

参赛人在线测评

除了对报名者的信息和简历进行筛选以外，我们为初选选手还设计了一场在线考试，比如考察APEC相关知识等，进行二次筛选。

我们题库准备了数百道试题，会随机的抽选出来组成一份试卷，在给定时间内让选手作答，自动算出得分，作为考量机制。

在线考试样例

小金备注：除了考试应用以外，应用中心还有像签到、抽奖、打印等应用，来解决具体的应用场景问题。

客户有话说

人工叠加做的事情，一定可以用工具去解决。

很多时候，没有IT背景，要去做某件事情，会被做IT的人说成是个很复杂的事情。其实不需要会coding，就像使用金数据，不会太麻烦，可以一点点地探索把想法都实现了。

金数据是一个普世的IT工具，来解决不必要的人力成本。我没有技术背景，但愿意去探索和学习新鲜的工具，解决工作中的难题。

— Venus, APEC未来之声赛事运营负责人