会议安排案例 | 如何实现会议座次的预约安排?

 

希望通过自己的努力,与金数据一起为医疗卫生行业提供更多的金数据应用案例和经验分享。

    

 

来源 | 金数据(中级)认证咨询师郭庆峰

2016年,金数据就走进了我的视野,从开始的免费版到专业版再到企业版,使用金数据已经三年多了,小金陪伴我度过了办公室的大部分时光。

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因为负责临床护士的培训工作,需要经常开展培训需求调查、培训班报名、学员签到、学习效果测试、培训效果评价等工作。因此,每天需要面对很多数据的采集、整理等工作,而通过金数据轻量化的应用流程搭建,确实给了我很大的帮助,使我的工作效率获得了很大的提升。

我们在各类培训组织过程中总会出现学员就座散乱的情况,在医院内部组织培训的时候尤其明显。大部分参会者不愿意在前排和中心区域就座,为了解决这个问题,我们借助于金数据「下拉框」字段或「单项选择」字段,设置为座位号,让参会人员通过“签到应用”在扫描二维码完成签到后获得个人座位号。

具体操作方法分享如下:

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设计制作报名表单
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首先,需要制作一个培训项目报名的表单,以便参会人员及时报名参加项目培训。

1、实现培训信息的调取;

由于培训项目众多,故根据之前建立的培训项目信息登记表单,使用「表单关联」字段,通过培训项目日期信息调取相关培训信息。

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2、增加对报名部门的名额限制;

在实际组织过程中,医院的科室经常会出现一些科室参加人员名额过多或过少的情况。而通过对科室进行“名额限制”,可以有效地管理和控制参会人员。

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会议安排案例 | 如何实现会议座次的预约安排?在插入「下拉框」字段,录入科室名称后,我们可以在“选项名额”设置中完成各选项名额的设定,从而实现报名人员所在科室的名额限制。

3、完成报名人员信息的采集。

使用「姓名」、「手机」字段将报名人员信息所需字段进行常规设置,对于医院来讲,一般科室通过「下拉框」字段选择、姓名及手机信息使用联系人信息字段设置。

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会议室座次预约功能的实现
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会议室座次的预约,首先需要选择合适的会议室,其规模大小应与参会人员相当。在报名的时候,如果你希望把会议室的座位图展示给大家,可以通过WORD或EXCEL设计或制作一个简单的指示图,让大家清楚某个座位在会议室的哪个位置,并通过「描述」字段,插入会议室座位图示。

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然后,通过插入「下拉框」或「单项选择」字段输入座位编号,同时每个座位编号设置“名额”,一般设置为1,以防座位号重复。这样,所有参会人员进入会议报名系统后,就可以看到以下“选择座位号”的字段。会议室的每个座位均通过下拉显示,并且每个座位号后面显示设置好的名额,因为座位是唯一的,所以我们设置名额为“1”,如果某个座位被选择,那么参会报名人员也就无法看到已经被选择的座位号了。

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这就类似于我们网购电影票时选择座一样,可能在这个过程中,有人会有疑问,要是参会人员还是不选某些座位怎么办?我的做法是分批分次开放,比如一开始的时候,先开放5排的座位,全部报满后,再开放其他座位,从而实现对会议室座位及参会人员的座次管理。

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扫码考勤,显示座位号
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但我们还希望能够通过签到应用,告知参会人员其座位编号,我的处理方法是:在报名表单再增加一个「单行文字」字段并隐藏字段,命名为“座位号”,将已经完成报名的人员的座位号导入至该字段,我们就可以在签到应用中的“签到成功文案”插入“座位号”了。

当参会人员输入签到字段,完成签到后,签到系统就自动显示出其预约“座位号”了。

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对于所有人来说,金数据网络平台更多的时候,大家会将其用于基础数据和信息的采集,而如何将金数据深层次的内涵展示出来,则需要每个行业的咨询师结合行业特点进行设计和实践,不断探索出基于金数据轻量化的管理流程和体系。